Проект

Общее

Профиль

Организуем бизнес-процесс

Несмотря на «хитрое» слово, ничего особенного за понятием бизнес-процесс нет, как бы не уверяли в обратном маркетологи и мальчики, торговые агенты :) Это всего лишь набор действий, который должен привести к некоторому результату. Желательно, хорошему. Итак, возьмём что-то достаточно простое.

Определим процесс и его реализацию в СЭД

Коротко

  • Нам приходит входящий
  • Руководитель приказывает подготовить ответ и назначает ответственного
  • Ответственный готовит ответное письмо и закрывает поручение
  • Ответ подписывается и регистрируется
  • Ну, потом его можно, например, распечатать и отослать обычной почтой.

Распишем более подробно, кто и что у нас будет делать.

  1. Секретарь, Грудкина Татьяна Петровна будет регистрировать документ, готовит проект резолюции (наш секретарь — профи) и отправляет шефу на утверждение
  2. Важнов, директор, как самый главный — визирует. Ответственным за подготовку ответа становится Кадров, контролёром — секретарь
  3. Кадров готовит ответ, отправляет Важнову на подпись
  4. Важнов подписывает ответное письмо
  5. После этого Кадров закрывает задачу, дескать выполнено
  6. Теперь секретарь должен сделать две завершающие вещи: утвердить выполнение Кадровым задания и зарегистрировать документ.

Сложно? Ну, можно, например, дать право подписи ответных писем всем сотрудникам. Но, всё равно, выполнение задания кто-то должен проконтролировать. Например:

  • Кадров подписывает ответное письмо сам. В список ознакомления ставя, при этом, секретаря.
  • Закрывает задачу
  • Секретарь знакомится с ответным письмом и утверждает выполнение поручения шефа.

Недостаток — письмо уже подписано. Если секретарю что-то не понравится, то придется процесс подготовки документа начинать ну, не с нуля, но заново. В первом же варианте, шеф, если его что-то не устроит, просто вернёт ответное письмо на доработку.

Подумаем, что нам потребуется для реализации

  • Шаблоны для входящего и исходящего письма
  • Соответственно, журналы регистрации
  • Изменить шаблон исходящего, чтобы регистрировал документ секретарь
  • Ну, и папки хранения

Настраиваем СЭД

Создаём папки

Заходим пользователем admin, открываем приложение «Библиотека документов», папки, наше предприятие. Нажимаем «создать папку»

Даём папке имя «Входящие» (можно, также, внести описание), из списка доступа удаляем «Шустрые помидорки», а добавляем секретаря.

В результате получаем примерно так:

Сохраняем изменения, переходим уровнем выше (в «Шустрые помидорки»), тем же способом создаем папку «Исходящие». Получаем вот такую картину:

Подготавливаем шаблоны

открываем приложение «Мастер подготовки документов» (помните, как мы создавали эту закладку?). Нажмём «на основе входящего».

Обращаем внимание, на категорию журнала для регистрации. Это «Входящие». Выбираем папку хранения. Сохраняем.


Также создаем шаблон для «Исходящие». Теперь в списке зарегистрированных шаблонов у нас есть заготовки и для входящих и для исходящих.

Теперь нам надо внести в маршрут «Исходящего» сотрудника, который будет регистрировать документ. Если этого не сделать, то регистрация произойдёт в момент подписания. Открываем шаблон «Исходящего», нажимаем на закладку «маршрут».

После этапа «Подписание», добавляем этап «Регистрация»:

  • Название: Регистрация — как нам нравится, это только название.
  • Текст задания: Зарегистрировать документ — опять же, как хочется. Этот текст будет отображаться как задача регистратору документа.
  • Списко персон: Кто, собственно, будет регистрировать.

Остальные поля просто сделайте, как на рисунке. Внимательно. Потом сохраняем.

Ну вот, у нас появился новый этап в маршруте движения документа — «Регистрация»

Проверяем журналы

Всё, сохраняем шаблон, переходим в «Библиотеку документов», «Журналы». А ведь мы уже создавали нужные журналы... Но, проверим, нажмём на «изменить»

Видите, категория у журнала — «Входящие», такая же, как у шаблона документа для входящих. Соответственно, документ, созданный по этому шаблону, будет регистрироваться по правильному журналу.

Секретарь — менеджер контактов

Чтобы секретарь не дёргала админа на создание новых контрагентов, дадим ей возможность самой управлять справочником внешних организаций. Вы не забыли, что дама у нас профи?!
Нам надо создать группу Группа менеджеров внешних контактов. Мы уже делали нечто подобное. Создадим и добавим нашего секретаря.

Теперь у нас три группы

Собственно, всё, подготовка закончилась. Теперь пройдём весь наш бизнкс-процесс.

Проверяем работоспособность бизнес-процесса.

Шаг первый. Регистрация входящего

Заходим в систему от имени секретаря. Список контрагентов у нас пока пуст. Так что нам потребуется сначала кого-то создать. Заходим в приложение «Контрагенты», нажмём на «новая организация».

Внесём только сокращённое название, сохраним и закроем

Теперь создадим входящий

То же самое, можно сделать, если выбрать пункт меню и потом, в появившемся черновике документа, организацию

Заполняем поля. Обратите внимание, что номер и дата исходящего берутся из документа. Это номер, который присвоили документу в фирме «Привет» и дата его регистрации там же. Теперь подготовим резолюцию.

Нажмём на «добавить пункт» и поручим Кадрову подготовить ответ. Грудкину ставим контролёром. Возвращаемся к тексту документа.

Файл подшивать не будем, мы ведь только учимся. Отправляем Важнову.

Обратите внимание, что документ получил уже наш внутренний, входящий номер и дату регистрации

Шаг второй. Важнов, визирование.

Заходим в систему от имени Важнова, выбираем наш документ

Читаем, хотим внести резолюцию

Опа, а резолюция уже готова, осталось только «отправить». Нажимаем.

Мы видим, что рассмотрение документа произошло и дату этого события. Также, видно, что документ (точнее задача по документу) доставлен Кадрову, но тот пока не прочитал.

Если мы в этот момент зайдём от имени секретаря Грудкиной, то увидим, что ей:

  • пришло сообщение о рассмотрении документа
  • пришло сообщение о постановке ей на контроль поручения
  • также, эта задача теперь отображается в представлениях «Жду исполнения» и «Все на контроле»

Подготовка ответа.

Заходим Кадровым. Выбираем нашу задачу, оформляем ответ.

Собственно, набор текста, подшивка приложений и отправка на подписание.

Подписание Важновым

Тут всё просто, расписывать особенно нечего. Единственно, на что хочется обратить внимание — документ пока находится в статусе «Черновик», хотя уже подписан. Это происходит потому, что мы выделили регистрацию в отдельный этап трансформация в документ произойдёт именно в руках Грудкиной.

Пятое, закрываем поручение.

Кадров получил уведомление о подписании документа и теперь спокойно может отметить поручение, как выполненное (вспоминаем работу с поручениями, заполнение отчёта о выполнении) и, ненужное теперь сообщение, просто удалить.

Последний шаг. Секретарь регистрирует и утверждает выполнение.

Теперь решение о выполнении задачи Кадровым и регистрация документа находится в опытных женских руках :) Сначала, конечно, регистрируем документ.

Вперёд!

Вот теперь это уже документ с номером, датой регистрации. Полноценный документ. Закрываем, утверждаем отчёт о выполнении поручения Кадровым, удаляем ненужное (?) сообщение о рассмотрении документа Важновым (это ещё про входящий).

Заключение

Всё, конец процесса. Можете убедиться, что:

  • в карточке контрагента, раздел «переписка» оба письма присутствуют
  • они же есть в «Библиотеке документов»:
    • в представлении «Все документы»
    • в соответствующих папках и журналах регистрации.

мы же хотим обратить ваше внимание, что наши документы (входящий и исходящий) связаны между собой

Извините за столь длинный урок. На самом деле, в жизни это всё происходит быстро, ведь мы сначала настраивали, а потом трудились сразу аж за трёх человек.

Разбираемся с НРД - Оглавление -